Mijn blogs | De 2 minuten-regel, hoe zat dat ook alweer?
Heb jij wel eens van de 2 minuten regel gehoord?
Of wel van gehoord maar geen idee waar het over gaat?
Lees dan snel verder, want hij is echt super makkelijk om toe te passen en maakt je lekker effectief in je werk.
De 2-minuten regel heeft te maken met hoe we omgaan met taken.
Al het werk dat je doet kun je opdelen in allerlei taken. Grote taken en kleine taken.
Dit kan best lastig zijn, want wanneer doe je wat? Gaat alles lukraak door elkaar?
En hoe zorg je dat je niet verzand in allerlei kleine taakjes terwijl er 1 grote op je ligt te wachten (die je bewust of onbewust lekker aan het uitstellen bent).
Ja dat is nou eenmaal erg menselijk. Overkomt mij ook, echt!
2 minuten
Dit betreft taken die je met een enkele korte handeling af kunt handelen (korte reactie geven, iets opbergen/weggooien, in de agenda zetten, registeren enz). Het is zaak deze taken direct af te handelen. Deze taken laten staan en later weer tegenkomen kost namelijk meer tijd dan het kost om ze af te handelen. Heel veel van je e-mails voldoen hier aan, let maar eens op.
-> Je kunt het binnen 2 minuten doen, doe het gelijk!
3-20 minuten
Dit zijn alle zaken die wat langer duren maar waar je ook geen half uur voor blokt in je agenda. Deze taken verzamel je en één keer per dag of enkele keren per week plan je een moment om de taken van deze lijst af te handelen. Niet hap-snap gedurende de dag maar meerdere taken achter elkaar. Batchen dus zoals dat heet.
--> Deze taken zet je op je to-do-list.
Langer dan 20 minuten
Voor deze zaken moet je echt tijd inplannen en ervoor gaan zitten. Je doet er goed aan voor deze activiteiten plek in te ruimen in je agenda anders kom je er niet aan toe. Vaak zitten hier belangrijke zaken tussen. Maak ruimte in je agenda en plan niet te krap. Schatting 20 minuten? Plan dan een half uur.
--> Inplannen in je agenda
Samenvattend zegt de 2-minuten regel dus: komt er een nieuwe taak binnen en kun je deze binnen 2 minuten doen? Doen het dan gelijk! De taak op je takenlijst zetten is zonde van de tijd, dan heb je hem later nog een keer 'in je handen'.
Ik ben benieuwd of dit jou gaat helpen je e-mails sneller af te handelen. Het doel is dat je dezelfde e-mails niet steeds opnieuw opent, bekijkt en weer weg klikt :-).
