3 tips voor je mailbox in je vakantie

Heb je al vakantie? Of mag jij nog binnenkort? Even heerlijk ontspannen en loskomen van je werk. Even niet meer denken aan de collega's maar opladen om straks weer fit aan de slag te kunnen. 

In deze 'vakantiemail' geef ik je 3 tips voor het beheer van je e-mail rond je vakantie. Want dat kan natuurlijk wel een dingetje zijn. Je komt terug en zucht.... je mailbox puilt uit met honderden ongelezen berichten.
De moed en je vakantiegevoel zakken je direct weer in de schoenen. 

Maar dat kan ook anders, daarom hierbij 3 tips voor je mailbeheer!
Ik hoop dat je er iets aan hebt, daar gaan we: 

1  Zet je afwezigheid assistent aan

Het klinkt natuurlijk te voordehand liggend, maar nog niet iedereen doet dit of je vergeet het simpelweg in de hectiek van je laatste dag voor je vakantie.

Zet er niet alleen in tot wanneer je weg bent, maar geef je lezer informatie hoe hij verder kan. Dus heb je achtervang? En zo ja bij wie en voor welke onderwerpen. Geef je lezer deze informatie en grote kans dat hij zijn vraag of verzoek bij een ander kan stellen en jij die mail na je vakantie zo kunt deleten.

Ga je op datum x weer aan de slag? Zet dan in je melding datum x + 1 dag. Dat geeft jou een dagje om je achterstand weg te werken, waarop je nog niet gelijk hoeft te reageren.

2  Laat mails automatisch verplaatsen naar een aparte map

Is de mail van tijdens je vakantie niet meer relevant of wil je deze mail simpelweg apart zetten?

Maak dan een regel aan in je mailsysteem. Je stelt in dat alle mail in periode x tot y automatisch verplaatst wordt naar een submap 'mail uit vakantie'. Zo kun je daar wel alles terugvinden maar is je Inbox niet gelijk overvol als je terug komt.

Techniek Outlook: Ga naar het scherm voor je afwezigheid assistent. Links onderin zit een knop 'Regels'. 

3 Neem de tijd om alles weg te werken 

Ben jij meestal je vakantiegevoel na een halve dag werken alweer kwijt?
Grote kans dat dit komt omdat je op je eerste dag gelijk meerdere afspraken of overleggen hebt en je nog niet eens hebt kunnen bekijken wat er tijdens jouw afwezigheid is gebeurd. Zo zit je gelijk met een informatieachterstand en dat werkt niet prettig. 

Handiger is het om je eerste werkdag vrij te houden van afspraken.
Nog beter, laat de rest van de organisatie denken dat jij nog met vakantie bent en laat vooral je afwezigheidsmelding (zie tip 1) aan staan. Die dag gebruik je om je mails op te ruimen (er kan vaak echt heel veel weg) en te kijken wat je prioriteiten zijn voor de komende week.
Met een opgeruimd gevoel kun je de dag daarna weer verder en maakt de stress en informatieachterstand niet gelijk je vakantiegevoel ongedaan. 

Wil jij schoon schip maken in je Inbox? Werken met een systeem waardoor je overzicht krijgt en houdt? 
Neem dan contact op, dan ga ik je daarbij helpen!