De ABCDE-Methode

Vorige maand deelde ik in mijn blog de prioriteitenmatrix van Eisenhouwer. Weet je nog: urgent en belangrijk. Maar wat als er nog een hele lange lijst belangrijk overblijft?

Hoe ga je dan keuzes maken? Het allerbelangrijkste is overzicht. Je hebt wellicht al gemerkt dat als je alles wat jij nog te doen hebt verzameld in één overzicht het maken van keuzes al iets makkelijker wordt.

Dus heb je nog geen overzicht? Heb jij acties in je mailbox, op post-its overal, op een digitale tool en ook nog op het kladblok in de keuken…? Veeg alles bij elkaar en maak één lijst of liever nog een mindmap met je actiepunten. Het maakt niet uit welke methode je kiest, maar kies er één en zorg dat je actiepunten niet op vier verschillende plekken staan.

Vandaag leg ik een methode uit die je kan helpen de volgorde van je taken te bepalen. Wat moet eerst? Wat kan later?

Wat is de ABCDE methode?

De ABCDE-methode komt uit de eerste hulp. Het is een werkwijze waarbij hulp wordt verleend met het principe \"treat first what kills first\". Met andere woorden: eerst de primaire en vervolgens de secundaire c.q. tertiaire letsels en stoornissen. 

Deze gedachte kun je ook toepassen op de belangrijkheid van jouw taken.

Stap 1: Kijk in je overzicht en maak een lijstje van alle taken die jij vandaag wilt uitvoeren.

Stap 2: Bepaal wat echt belangrijk is aan de hand van 3 vragen:

Stap 3: Geef elke taak een label: A, B, C, D of E.

De letters hebben de volgende betekenis:

‘A’-taken - hoogste prioriteit. Deze taken maken echt het verschil en brengen je ook dichterbij het doel dat je wil behalen. Voltooi je deze taak niet, dan heeft dat op lange termijn grotere consequenties, dan de taken met minder prioriteit. Deze taken zijn vaak zeer complex en uitgebreid zijn. Dat is dan ook vaak de reden dat je het uitstelt, omdat de taak veel energie en tijd kost. Geef niet meer dan 3 taken label A.

‘B’-taken - ook best belangrijk, maar minder dan de ‘a’-taken. Rond je deze taken af, dan is dat mooi meegenomen en dan heeft dat ook zo zijn voordelen. Lukt dat niet, dan is dat wel jammer. De taken dragen namelijk wel bij aan het doel dat je wil behalen. Je begint aan deze ‘B’-taken, wanneer de ‘A’-taken zijn afgerond.

‘C’-taken  - minder belangrijk. Vaak de meer simpele, nutteloze taken die eenvoudig uit te voeren zijn. In werkelijkheid zijn dit taken die geen contributie bijdragen aan het bereiken van doelen. Doe je ze niet, dan heeft dat geen grote gevolgen.

‘D’-taken - Delegeren aan collega’s. Deze taken hebben niet jouw aandacht nodig en kunnen ook prima door collega’s uitgevoerd worden. Wellicht doen zij het ook sneller, beter of goedkoper. Besteed hieraan geen aandacht, maar geef het uit handen. Zo creëer je ook meer ruimte voor ‘a’- of ‘b’-taken.

‘E’-taken - Elimineren. Deze taken zijn niet belangrijk of dringend. Het is prima om deze taken te laten vervallen en dat heeft ook geen nare gevolgen. Je geeft ze enkel aandacht als je er ook echt tijd voor hebt.

Stel dat er meer taken in 1 categorie vallen, dan kun je er nog een cijfer aan toekennen. 1 heeft de hoogste prioriteit. Zo bepaal je weer prioriteiten binnen je labels.

Bijvoorbeeld:

A1 - Inschrijving opleiding indienen (30 min)

A2 - Planning maken voor project (60 min)

B1 - Maken presentatie voor meeting volgende week (45 min)

B2 - Beoordelen sollicitaties (45 min)

B3 - Verslag P-gesprek verwerken (15 min)

C1 - Uitwerken intern memo (30 min)

D1 - Afspraak maken werkgroep (kan secretariaat doen)

D2 - Offertes opvragen (kan inkoop of management ondersteuner doen)

E1 - Meeting koffie met Marjolein

E2 - Mails verwerken reacties op notulen

E3 - Lezen rapport

Ben jij iemand die vindt dat je altijd alles moet doen? Dan doet dit waarschijnlijk \'pijn\', want je maakt transparant dat bepaalde zaken minder belangrijk zijn. Je gaat NEE zeggen tegen taken en dus misschien ook tegen andere mensen. En dat valt niet mee.

Maar je voorkomt zo dat jij aan het einde van de dag iedereen te vriend houdt omdat je al je e-mails weggetikt hebt, maar ondertussen niets gedaan hebt aan je doel dat je met je manager had afgesproken en super belangrijk is voor de toekomst van jullie organisatie/jouw ontwikkeling of wat jouw hoofdtaak dan ook is.

Conclusie

Probeer niet om zoveel mogelijk taken van je lijst af te strepen. Vaak zijn dit simpele taken, die geen toegevoegde waarde hebben. Maar pak belangrijke, complexe taken (A- en B-taken) direct op. Dan heb je aan het einde van de werkdag wél het gevoel dat je echt productief bent geweest. Het gaat dus niet om de kwantiteit van je werkt, maar om de kwaliteit. Probeer daar naar te streven.