Wat is dat eigenlijk, Time-management?

We horen het zo vaak, de term time-management. Je zou er goed in zijn of juist niet. Maar wat is dat eigenlijk: Time-management? 

Ik definieer het altijd als: Het plaatsen van activiteiten (werk) ergens in de tijd.

Dat klinkt simpel en in de kern is het dat ook. Maar waarom gaat het dan zo vaak fout? Ja, je afspraken in je agenda zetten, dat lukt meestal nog wel. En andere taken erbij plaatsen, doen veel mensen ook. Maar waarom hebben we aan het einde van de dag niet gedaan wat er in onze agenda stond? Of waarom ervaren we dan het gevoel tijd tekort te hebben?

Daar liggen allerlei oorzaken aan ten grondslag: uitstelgedrag, te vol geplande agenda, afleiding, ad-hoc tussendoor werk of gewoon echt een te grote stapel werk voor de beschikbare hoeveelheid tijd. Maar met goed agendabeheer maak je dat wel beter inzichtelijk. 

Vandaag wil ik jullie meenemen in 3 aspecten die gaan over jouw agenda. 3 tips die superbelangrijk zijn als je het managen van je tijd wilt verbeteren. Waarom? Omdat alles begint bij je agenda. Je agenda is heilig! Die geeft je houvast en zorgt dat jij de doelen kunt bereiken die je nastreeft.

Tip 1: plan maximaal 60% vooruit.

Wat bedoelen we met maximaal 60% vooruit plannen? Dat gaat over hoe vol jij je agenda zet met afspraken én taken. Een van de zaken die voor stress zorgt zijn onze adhoc werkzaamheden. Een telefoontje van een collega, een mail met een spoedopdracht, een tegenvaller bij een project. Allerlei zaken die op een dag gebeuren en tijd vragen. Als jij je dag dan helemaal vol hebt gepland, moet je altijd weer zaken uitstellen om de adhoc taken uit te kunnen voeren.

Dus zorg dat je wat ruimte vrij houdt; \'lucht in je agenda\' noem ik dat altijd. Dat hoeft niet persé 40% \'lucht\' op elke dag te zijn. Soms heb je nou eenmaal een dag vol afspraken die niet anders kunnen, maar zorg dan voor \'lucht\' elders in de week. Die ruimte geeft lucht en voorkomt stress.

Tip 2: plan blokken in je agenda voor gelijksoortige taken, ook wel batchen genoemd.

Het voortdurend switchen tussen taken kost veel tijd. Dus heen en weer van je inbox, naar een rapport, dan weer naar de inbox, dan weer een telefoontje, en dan weer iets lezen is heel onrustig en inefficiënt.

Het kost je veel energie en tijd. Niet doen dus.

Plan blokken in je agenda voor gelijksoortige taken. Bijvoorbeeld 3 x een half uur voor je e-mail in plaats van de hele dag door de inbox open en reageren op alles wat voorbij komt. Of een paar uur leestijd, waarin je al het leeswerk doet dat je hebt liggen. Je zult merken dat met voldoende focus en concentratie je sneller en meer leest.

Of heb je een to-do-lijstje met allerlei korte taakjes (5-15 minuten taken), ga daar dan 1,5 uur mee aan de slag en zie hoeveel je gedaan krijgt!

Tip 3: Plan reëel.

Het menselijk brein is er erg goed in om zichzelf te overschatten. We denken dat we iets sneller kunnen dan eigenlijk het geval is. De neiging is groot om te denken: oh dat rapport, dat schrijf ik wel in 2 uurtjes. Terwijl gaandeweg blijkt dat we daar waarschijnlijk wel 3 uur voor nodig hebben.

Dus een overvolle agenda met heel veel taken klinkt heel ijverig, maar in de praktijk ga je lang niet alles af kunnen krijgen. En dat werkt weer demotiverend.

Kortom, kijk aan het begin van je werkdag goed naar wat je wilt bereiken. Welke taken moeten vandaag op het lijstje en plan daar reëel tijd voor in. Liever iets te veel dan te weinig. Zo krijg je ook een reëler beeld bij je workload.

Je dag heeft echt maar 24 uur, en je week maar 7 dagen. Focus op de taken die bijdragen aan jouw doelen, aan wat voor jou belangrijk is. Verder kun je als oefening af en toe een timer zetten als je ergens aan begint. Ten eerste ga je er sneller van werken, maar je krijgt ook meer inzicht in de tijd die een bepaalde taak vergt. Dat helpt weer met plannen in de toekomst.