6 april 2021

Hoe stel je prioriteiten?

Je hebt heel veel te doen. En eigenlijk heb je steeds het gevoel dat je super druk bent. Maar ben je wel bezig met de belangrijke zaken? Of voelt alles belangrijk?

Werk jij aan korte termijn taken? Of werk je juist aan taken die voor de langere termijn belangrijk zijn?
Of als je eerlijk bent…gaat er ook veel tijd verloren aan werk dat eigenlijk helemaal niet zo belangrijk is, maar door daarmee bezig te zijn praat je goed dat je die moeilijke klus, waarvan je niet weet waar te beginnen, nog even uitstelt?

Of ben jij altijd de hulplijn voor je collega's, en daardoor de hele dag brandjes aan het blussen van een ander?

Weten dat je druk hebt is één ding. Maar met de goede zaken bezig zijn is nog wat anders.
Je wilt wel prioriteiten stellen maar zijn dat wel de belangrijkste? Dit lijkt soms best lastig te bepalen.

Eisenhouwer
Meer dan 70 jaar geleden bedacht Dwight Eisenhouwer (jawel de President van de VS) hier een matrix voor die nog steeds zeer bruikbaar is. In mijn workshops en trainingen komt hij altijd terug. Ik heb het over de Eisenhouwer-Prioriteitenmatrix.

Volgens deze matrix kun je activiteiten verdelen in mate van urgentie en in de mate van belang.

Urgent en belangrijk doe je direct, niet urgente belangrijke zaken plan je; zet ze in je agenda. Dan resteren de onbelangrijke urgente en niet urgente zaken. De onbelangrijke urgente zaken moet je delegeren, aan anderen overlaten; in elk geval niet zelf doen. De onbelangrijke niet-urgente zaken, zijn de echte tijdverspillers. Het gaat dan niet over ontspannende activiteiten - deze zijn belangrijk en moet je inplannen.​

Een paar voorbeelden:

1. Crises, Dringende problemen, deadline-gedreven projecten, meetings, rapportages. 
2. Voorbereiding, preventie, planning, opleiding, werken aan relaties, recreatie, missie en persoonlijk statuut.
3. Onnodige interrupties, overbodige rapportages, sommige vergaderingen, sommige telefoontjes, post, mail, klein leed van anderen. 
4. Onzin dingen, drukdoen, irrelevante mail/telefoneren, tijdverspillers, “vlucht” activiteiten, excessief TV, internet ontspannen.

En Eisenhouwer stelde erbij:

Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent.​

Zeer succesvolle mensen zijn vaak zo succesvol omdat ze zich primair richten op zaken die belangrijk maar niet urgent zijn. Op deze manier voorkomen ze dat zaken alsnog urgent worden. Ze nemen zelf regie en bepalen waar ze hun tijd aan besteden. En laten zich dus niet leiden door anderen of hum omgeving.

Maar terug naar jou. Ervaar jij voortdurend stress omdat alles urgent en belangrijk is? Of toon jij persoonlijk leiderschap en doe je alleen belangrijke niet urgente taken?

Wil jij meer grip krijgen op waar je tijd heen gaat? Noteer dan een week lang alles wat je doet. Blik hierop terug aan het einde van de week. Wanneer was je met wat voor taken bezig? Waren deze taken belangrijk?
Leg dit naast de matrix en wees eerlijk naar jezelf.

Maak vervolgens een lijst van je prioriteiten. En maak keuzes. Niet alles kan belangrijk zijn. In mijn volgende blog neem ik mee in de ABCDE methode. Een manier om nadere keuzes te maken uit jouw prioriteiten als echt alles belangrijk lijkt.

Ik wens je veel succes en wil je hier een keer met mij over sparren, laat het me dan gerust weten!