1 februari 2021

Hoe bereik je minder mailen met een maildieet?

Ken je dat gevoel van die overvolle Inbox? Elke dag 30-50 nieuwe mailtjes? Je ziet al van te voren als een berg op tegen het aanzetten van je pc aan het begin van je dag omdat je weet dat er weer tientallen nieuwe vet gedrukte ongelezen berichten bij zijn gekomen. Hoe moet ik dat in hemelsnaam lezen, laat staan al die taken af krijgen? Waar moet ik beginnen? Wat doe ik eerst en hoe kom ik dan aan mijn andere echte werk toe?
Tussen de afspraken door doe je je best maar vaak heb je het gevoel dat je de hele dag alleen maar met je e-mail bezig bent.
 
Uit onderzoek van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO) blijkt dat bij 32% van de kantoorwerkers stress ervaart door deze mailstroom. En hoe meer tijd je aan mail besteedt, hoe meer stress je ervan ervaart blijkt uit de cijfers van dit onderzoek.
 
Dus een goede reden om te minderen en op maildieet te gaan. Een kennis van mij deed dit en ik werd enthousiast van haar haar verhaal. Daarom wil ik het met jullie delen, ik denk namelijk dat dit heel behulpzaam kan zijn voor velen van ons. Je kunt zo’n dieet op verschillende manieren toepassen: heel rigoureus helemaal stoppen met e-mail. Maar je kunt ook klein beginnen.
 
Ik geef je 3 tips om een begin te maken en minder te mailen en minder tijd te besteden aan je e-mail.  
 
Tip 1: Werk maximaal 2 x per dag in je Inbox
Dit klinkt logisch en makkelijk. Maak in je agenda 2 momenten per dag vrij en gebruik die om je mails te lezen/beantwoorden. Bijvoorbeeld elke ochtend tussen 11:30 en 12:00 en aan het einde van de middag tussen 16:00 en 16:30. Deze tijdstippen zijn niet willekeurig gekozen. Aan het einde van de ochtend en middag zitten de meeste mensen het laagste in hun energieniveau. En voor e-mailen wil je niet je meest energievolle momenten gebruiken.
 
Belangrijk: sluit tussendoor je mailprogramma af om te voorkomen dat je er toch in gaat kijken.
Dit is lastig als je juist iets nodig hebt uit je inbox. In dat geval adviseer ik je om je agenda open te zetten in plaats van je inbox. En zet natuurlijk alle meldingen UIT!
In Outlook doe je dat via: Bestand, Opties, tabje E-mail  en Ontvangst van bericht.
 
Goed om te weten: ons brein ervaart elk nieuw bericht, elk pingetje, elke notificatie als een cadeautje, iets wat onweerstaanbaar is om ‘open te maken’ en te lezen. Dan komt er dopamine vrij en dat vinden we fijn. Je hebt echt een sterke wil om ze wel te zien en niet te openen. Dus kan je mailprogramma uit, doe dat dan. Kan dat niet, zorg dat je meldingen voorkomt en werk vanuit je agenda of takenlijst. Als je de e-mails waaruit je wilt werken een vlaggetje geeft komen ze in je takenlijst te staan.

Tip 2: Communiceer je maildieet en deel met collega’s
Wil jij minder met je mailbox bezig zijn, dan is het belangrijk dat je omgeving en collega’s dit weten. Ten eerste manage je zo de verwachtingen. Het is wel zo handig om met collega’s te delen wat je van plan bent zodat ze niet geïrriteerd raken als jij ineens niet meer zo snel reageert.
 
Vertel bijvoorbeeld in jullie dagstart of afdelingsoverleg dat jij de komende 3 weken slechts 2 x per dag nieuwe mails leest. En als er iets is wat echt bloedspoed heeft, dat ze je dan mogen bellen.
 
Zo creëer je trouwens een extra stimulans voor jezelf. Je hebt het niet alleen met jezelf afgesproken maar met ook anderen. Die willen natuurlijk op een gegeven moment weten hoe het je bevalt. Je zorgt zo voor extra commitment met je voornemen en hebt dus een stok achter de deur om het echt toe te passen.
 
Tip 3: Verstuur zelf minder mails
Heel vaak hoor ik mensen zuchten over de enorme hoeveelheid e-mail die ze krijgen. 30-40-60-80 mails per dag. En als dat nou alles was, maar er ligt nog meer werk dan alleen die mails. Veel ervan is niet eens relevant of urgent.
De meest effectieve aanpak om minder mail te ontvangen is minder versturen!
 
Want voor elke mail die jij verstuurt genereer je weer antwoorden, cc’s, doorsturen enz. Je houdt dus samen die mailcultuur in stand. Maar dit is dit best even iets om over na te denken. Hoe ga ik dan minder mailen?
 
Pak vaker de telefoon. Heel veel zaken kunnen veel beter mondeling besproken worden. Prima om daarna kort en krachtig gemaakte afspraken te bevestigen, maar veel besprekingen, het verzamelen van input, het vragen van feedback via mail, werkt vaak ineffectief en zorgt voor mails waar mensen helemaal niet aan toe komen.
 
Vraag jezelf bij elke mail af:

• Wat is het doel van deze e-mail? Waarom stuur ik deze?

• Benoem dit doel in je mail en benoem wat voor actie je van de ontvanger verwacht: opvolgen, lezen, accorderen, enz.

• Naar wie stuur ik deze e-mail? Hebben deze mensen dit allemaal echt nodig?

• Beperk je gebruik van cc tot een absoluut minimum.

• • Stel korte en to-the-point vragen. Stel je vragen ook gerust in genummerde bullpoints. Dat maakt het duidelijk welke dingen jouw lezer moet lezen of doen. Niemand heeft zin om epistels te lezen. We handelen veel liever de mails af die ons weinig tijd en energie kosten. Kijk maar naar jezelf… 

Goed, dan is het nu tijd om tot actie over te gaan. Kies een startdatum, informeer je collega’s/omgeving, plan je mailmomenten en geniet van de ruimte en tijd die ontstaat voor belangrijke zaken!
 
Ik ben erg benieuwd of deze blog jou inspireert om op maildieet te gaan. Zo ja, dan hoor ik graag je ervaringen natuurlijk! Heel veel succes!