Mijn blogs | In 5 stappen naar een lege inbox
Hoeveel e-mails heb jij in je inbox staan? 20, 50, 150 of 5000?
En heb je overzicht met welke mails je nog wel iets moet en welke niet?
Zou jij voor het einde van het jaar eens lekker schoon schip wil maken?
Zou jij ervoor willen zorgen dat je inbox alleen nog die mails bevat die nog relevant zijn?
Wat zou daar voor nodig zijn?
Je kunt natuurlijk bovenaan of onderaan beginnen en over elke mail beslissen wat je ermee moet. Dat gaat prima bij 100 mails, maar niet bij 3649 of 4977 mails natuurlijk. Wat dan te doen?
Als jij je inbox eens lekker op wilt ruimen heb ik hieronder een stappenplan wat je kan helpen:
STAPPENPLAN!
Stap 1: maak tijd
Plan een halve dag hiervoor in. Zorg dat je niet gestoord kunt worden, telefoon op stil en ook echt ver weg leggen. Door je telefoon elders neer te leggen beperk je de kans dat je toegeeft aan de neiging te checken op nieuwe appjes enzo. (Ja echt, door de verslaving aan pingetjes doe je dat ongemerkt anders.) Ga NIET met je nieuwe mails aan de slag.
Stap 2: waar komt mijn archief?
Je inbox is geen archief!
Je laat je post, kranten, tijdschriften toch ook niet allemaal door elkaar op de deurmat liggen? Dag in dag uit…
Want eigenlijk is dat wat je doet als je alles maar in je inbox laat staan.
Dus waar ga jij je mails opbergen die je niet weg wilt gooien?
De makkelijkste optie is: ARCHIEF of ARCHIVE. Een map die Outlook standaard aangemaakt heeft. En er is een speciale knop om je mails daarheen te plaatsen. Deze zit naast je DELETE/VERWIJDEREN knop.
Wil je submappen maken? Dat kan natuurlijk, maar je kunt er ook voor kiezen om alles in 1 groot archief te stoppen. Daarin kun je met de zoekfunctie namelijk prima alles terugvinden.
Stap 3: Zet alle mails van 2 maanden en ouder in je archief
Ja je leest het goed. Alles van 2 maanden en ouder verplaats je direct naar het archief. Maak hiervoor een submap aan met de titel 'mails t/m datum x'. De kans dat er nog iets belangrijks in zit is niet zo heel erg groot en zo wel, dan kun je erin terugzoeken. De meeste mensen zullen je iets opnieuw sturen als het belangrijk was en jij nog niet had gereageerd of het had afgehandeld. Maar je gaat dus geen tijd besteden om alle 4000 mails per stuk te behandelen, dat is niet te doen.
Stap 4: Sorteer je inbox op afzender
Door je inbox op afzender te sorteren komen alle mails van dezelfde afzender bij elkaar te staan. Dit maakt het nemen van beslissingen over wat je ermee moet makkelijker. Je kunt ook hele reeksen in één keer weggooien of archiveren.
Stap 5: Neem over elke mail een beslissing en voer die uit
Dat wil zeggen dat je over elke mail beslist of je de mail gaat...
Beslis wat van toepassing is en voer dit ook echt uit!
Daarbij zijn nog 2 zaken belangrijk:
De 2 minuten regel: alles wat je binnen 2 minuten kunt doen, doe je gelijk. Je voert uit en daarna verwijder of archiveer je de mail. Deze regel is voor altijd toepasbaar en belangrijk. Je voorkomt zo dat je mailtjes nog een keer ziet en moet behandelen.
Inplannen: alles wat langer duurt dan 2 minuten laat je in je Inbox staan. Daar ga je op ander moment mee aan de slag.
En dan…..
Als je al deze stappen doorloopt kom je op een gegeven moment op het 0-punt. Je hebt dan alles verwijderd wat geen actie meer van jou vraagt. De mails die nog in je inbox staan daar moet je nog iets mee.
Je hebt op slag meer overzicht.
Misschien schrik je: dit is toch wel erg veel? Of wie weet, ben je opgelucht omdat je het weer overziet.
Enne….natuurlijk is de volgende stap om de mails die nog over zijn lekker uit te gaan voeren. Een lege inbox is een utopie, maar een waarvan jij de 'bodem' kunt zien, daar wordt je echt heel blij van!
Ik hoop dat jij hiermee lekker aan de slag kunt? Laat je me weten als het lukt? En als het toch tegenvalt, weet dat je dan mijn hulp in kunt roepen! Dan doen we het samen en gaat het zeker weten lukken!
Ik wens je een opgeruimde en gefocuste dag toe!
