26 oktober 2020

Archiveren... oh nee, moet dat?

Archiveren….Oh nee, hoor ik je je denken. Dat is toch het saaiste wat er is…!

Nou ja soms en nee het valt best mee. Archiveren is een gevalletje: nooit urgent maar wel belangrijk.

Menig organisatie wil het wel graag goed op orde hebben maar in de praktijk is er altijd werk dat voorgaat en urgenter is. Toch kan goed archiveren je heel veel tijd opleveren. Tijd die je gaat besparen doordat je veel minder hoeft te zoeken.

Dus ik wilde er toch maar eens aandacht aan besteden. Eh nee we gaan het niet hebben over stoffige papieren en brandkasten vol met orders en dossiers. Die vorm van archief bestaat nog wel maar 99% van wat we tegenwoordig archiveren, doen we digitaal.

Ik verwacht dat heel veel van wat jij doet, via Outlook verloopt. En dat je dus een archief van je e-mails nodig hebt.

Wanneer ik met mensen aan het werk ben om weer rust en overzicht te krijgen over hun inbox, gaan we altijd als een van de eerste stappen met dat archief aan de slag.

Dus hierbij de antwoorden op 3 belangrijke vragen ten aanzien van jouw digitale (mail)-archief.

Waar maak ik mijn digitale archief?

Je digitale archief kun je op meerdere plaatsen maken. Ik ga hierbij even uit van jouw werksituatie en niet je privé situatie.

Ten eerste is er waarschijnlijk een afdelings- of organisatie archief. Of zelfs een document management systeem. Ik beperk me voor nu even tot jouw persoonlijke archief. Dit is een plek waar jij bestanden of mails opbergt voor jezelf. Een ander kan er niet bij. Sommige mensen hebben dit niet nodig. Zij slaan alles wat belangrijk is op in een gezamenlijke archief en bewaren verder niets. Als dat kan, is het zeker aan te raden. Veel mensen vinden het echter prettig om een soort schaduwarchief te hebben voor hun mailcorrespondentie, vroegere versies van documenten enz.

Je kunt dit archief in je mailprogramma op 2 plekken plaatsen:

Ten eerste als submap onder je inbox. Je inbox is in elk geval nooit je archief. Je inbox is je deurmat, of als je wilt, je sidetable in de gang. Daar valt je nieuwe mail op als hij binnenkomt. Hij mag ook nog even op de sidetable blijven liggen totdat jij tijd hebt om het te verwerken, maar daarna berg je hem op! Dus creëer een archief als submap onder je inbox.
De andere optie is om te kiezen voor de map \'Archief\' of \'Archive\'. Deze is terug te vinden in Outlook. Althans voor de meeste mensen. Mocht je deze niet hebben, dan heeft jouw ICT beheerder ervoor gekozen deze optie uit te schakelen.

Hoe is een goed digitaal archief opgebouwd?

Om een digitaal archief op te bouwen zijn er ook twee opties:

1. Gooi alles in 1 map. Ja, je leest het goed. Alles knikker je in die ene map \'archief\' en je maakt verder geen submappen aan. Dit is tegenwoordig een prima optie omdat de zoekfuncties in onze mailprogramma\'s zo goed zijn dat je alles weer terug kunt vinden. Zeker jongeren maken hier gebruiken van. Zij weten niet beter dan dat ze gewoon kunnen zoeken en ze zijn er ook heel handig in.

2. Maak een mappenstructuur, maar dan wel als volgt:

* Maak maximaal 5-7 hoofdmappen. Nooit meer dan 7! Nummer deze hoofdmappen en zet ze op een volgorden die voor jou logisch is. Dus degene die je het vaakst gebruikt geef je nummer 1 en zo verder.

* Maak onder elke hoofdmap genummerde submappen. Dit kunnen er best meer dan 7 zijn. Ze horen tenslotte al bij een onderwerp. Stel, je bent projectmanager. Dan is één van je hoofdmappen een map \'projecten\'. Onder deze map zet je al je projectmappen of (als je die nog niet hebt) je maakt voor elk van je projecten een submap. Dat kan op alfabet maar je kunt ook de projecten die actueel zijn de laagste nummers geven (1, 2, 3, 4, …). Zo komen die bovenin te staan, scheelt weer tijd met zoeken.

* Maak onder een submap nog maximaal 1 laag submappen als dat nodig is. Je \'project met naam x\' heeft bijvoorbeeld nog 5 submappen om alles aangaande dat project uit te splitsen in logische mappen. Maak daarbinnen geen submappen meer. Ons brein kan niet onthouden dat iets 5,6,7 niveaus diep opgeborgen is, dus beter 100 bestanden in een map dan heel veel klikken in submapjes.

Hoe ga ik om met meerdere archieven?

Het kan natuurlijk zijn dat je op meerdere plekken documenten hebt opgeslagen. Op je persoonlijke schijf, op een afdelingsschijf en in je mailbox en op je bureaublad. Daarover een paar tips.

* Beperk je tot zo min mogelijk archieven. Dus voeg ze samen op 1 plek. Kies de beste plek en houdt die aan. Je gaat vaak dubbele mappen aanmaken. Het kost veel te veel tijd om op meerdere plekken te moeten zoeken.

* Heb je toch 2 archieven over: bijvoorbeeld 1 in je mail en 1 op je schijf? Maak dan de structuur op beide hetzelfde. Dan is er maar 1 manier van nadenken en zoeken nodig.

Zou jij jouw archief willen aanpakken en opruimen? Zie je daar als een berg tegenop?
Geen idee waar je moet starten? Weet dat je hierbij hulp kunt krijgen.
Samen hebben we jouw digitale archief in een halve dag helemaal op orde!

Stuur me een reply op deze mail en dan maken we een afspraak voor een gratis situatiescan. Uiteraard gewoon online lekker vanuit jouw huis.