29 juni 2020

10 tips over het omgaan met je mail

Wordt er bij jou op je werk veel gemaild? Grote kans van wel…! 
En is er wel eens over een e-mail etiquette gesproken?
Mag je elkaar aanspreken op hoe jullie elkaar mailen?
Of doet iedereen maar gewoon naar eigen goeddunken?
Graag sta ik hier een keer bij stil in mijn tweewekelijkse portie tips en tricks.
En deel deze tips gerust met je collega’s.... :-) !
Hoe zou je wel en juist niet met mail moeten omgaan?
Met onderstaande tips voorkom je veel gemaakte fouten.

Ten eerste 5 do’s:

1. Houdt het kort en bondig

Formuleer je mails in heldere taal.
Schrijf met korte zinnen en alleen wat nodig is.
Je komt veel krachtiger over als jouw mails een heldere boodschap bevatten.
En als duidelijk is wat je van de lezer verwacht.
Je kunt daarbij steeds 3 vragen stellen: Wat? Hoe? En wanneer?
Wat wil je gedaan hebben? Hoe wil je dat je lezer dit doet en voor wanneer wil je dit gedaan hebben?

2. Heldere onderwerpregel
Zorg dat je onderwerpregel de lading van je mail dekt.
Mails zonder onderwerp zijn helemaal not-done.
Dus geef aan wat de actie of reden van je mail is en over welk onderwerp het gaat.
Bijvoorbeeld: of of .
Dus steeds .
Dit maakt het voor de ontvanger veel makkelijker om zijn mails te verwerken (en dus voor jou uiteindelijk ook ;-)).
En vermijdt in elk geval hoofdletters en schreeuwerige titels met LET OP of NU DIRECT REAGEREN.
Dit komt allemaal niet erg professioneel over

3. Reageer binnen 24 uur
Je hoeft je mail zeker niet voortdurend in de gaten te houden, juist niet, want dat doet afbreuk aan jouw productiviteit.
Maar binnen 24 uur reageren is wel erg netjes.
Kun je niet gelijk antwoorden of de vraag afhandelen omdat je meer tijd nodig hebt?
Dat kan natuurlijk gebeuren.
Stuur dan een kort bericht dat je de mail gezien hebt maar bijvoorbeeld moet overleggen over het antwoord en er uiterlijk op dag x of y op terug komt.
Zo weet de afzender waar hij aan toe is. 

4. Verwerk je mails dagelijks in max 2 blokken per dag (dus niet hele dag door)
Ik zei het hiervoor al, kijk niet de hele dag door in je inbox.
Dit is ontzettend in-productief.
Liever verwerk je nieuwe mails 2 x per dag.
Wat doe je dan als je nieuwe mails verwerkt?
Je leest de mail en:

• Gooit hem weg als hij niet meer relevant is.
• Je bergt hem op in je digitale archief als dat nodig.
• Je beantwoord hem als dat binnen 2 minuten kan.
• Je zet hem op je takenlijst als het een taak is die korter dan 30 minuten duurt.
• Je plant een blok in je agenda als je er meer dan 30 minuten voor nodig hebt.

5. Maak een systeem voor je inbox Zorg dat jouw Inbox een systeem heeft.
Dit kun je doen door met jezelf af te spreken hoe jij met je mails omgaat.
Wat staat er nog in je Inbox? En waarom staan ze daar?
Kun jij mails goed opbergen of is er geen overzichtelijk digitaal archief?
Maak gebruik van categorieën (Outlook) of labels (Gmail) om je mails te sorteren op onderwerp of op prioriteit zodat je overzicht houdt.
Wil je hier meer over leren? Neem dan gerust contact op voor advies.

En dan de 5 don’ts

1. Gebruik zo min mogelijk CC en BCC

Verstuur je mail niet aan meer mensen dan strikt noodzakelijk.
Dat klinkt heel streng, maar er wordt echt heel erg veel gemaild en een flink deel daarvan is niet nodig.
Elke onnodige mail zorgt voor vervuiling van diens mailbox en dat lijdt tot irritatie.
CC staat voor Courtesy Copy (of Carbon Copy) en het is bedoeld om mensen ter informatie mee te nemen in je mail.
Dus druk niet achteloos op de Reply-all button maar denk even na wie de mail echt moeten hebben en zet er dan bij waarom je hem in de cc meeneemt.
En neem dus geen mensen mee in de cc om je in te dekken of om ze passief agressief onder druk te zetten.
BCC kun je gebruiken als mensen elkaars mailadres niet mogen zien (AVG) maar anders beter niet.
Het kan toch gênant worden als iemand niet ziet dat hij in de bcc staat en reply-all doet en reageert op iets wat eigenlijk niet voor hem was of waardoor een relatie beschadigd raakt

2. Is mail het juiste medium?

Kun je iets ook anders regelen dan per mail (bellen, langs lopen) doe dat dan ook.
Hele ‘gesprekken’ via de mail zijn ineffectief, niet efficiënt en zorgen vaak ook voor veel misverstanden.

3. Mail niet als het dringend is

Niet iedereen zit de hele dag zijn mail te verwerken.
Als ze tenminste ze een beetje efficiënt met hun tijd willen omgaan.
Het kan even duren voor je een reactie krijgt.
Dus heb je een urgente vraag, bel dan in plaats van te mailen.

4. Mail nooit vanuit emotie (boos, verdrietig, teleurgesteld)

Mail is bedoeld voor zakelijke correspondentie en zeker niet voor emotionele communicatie.
Ben je boos, verontwaardigd of anderszins emotioneel, communiceer dan persoonlijk.
Of wacht minstens 24 uur met verzenden en je tot bedaren bent gekomen.
Zo zonde om achteraf spijt te hebben en later weer iets te moeten rechtbreien.

5. Geen opsmuk

Vermijdt allerlei opsmuk zoals kleurtjes, vetgedrukte hoofdletters en bijzondere lettertypes.
Maak geen handtekening met de tekst “Bespaar papier, druk deze mail niet af”.
Dat is echt niet meer van deze tijd en staat weinig professioneel.
Houdt je zakelijke communicatie strak en overzichtelijk.
De lezer is je er dankbaar voor :-).