17 maart 2020

4 tips om je bestanden logischer te organiseren

Herken je dat? Je zoekt een bestand en bent eerst 20 minuten aan het zoeken en opent diverse bestanden die je niet zocht? Kan dat niet slimmer?

Een klant vroeg mij mee te denken hoe ze hun bestanden overzichtelijker en logischer kunnen benamen.

De belangrijkste 4 tips deel ik hier graag met je. En ik ben benieuwd hoe jullie in jouw organisatie je bestanden een naam geven.

1. Begin je bestandsnaam ALTIJD met een datum en dan in volgorde: jjjj mm dd. Dan sorteert je verkenner alles automatisch op chronologische volgorde.

2. Gebruik geen hoofdletters en leestekens maar alleen kleine letters en cijfers. Leestekens worden door je pc vaak niet geaccepteerd en zo houdt het goed leesbaar en overzichtelijk.

3. Vervolg na de datum met een vaak voorkomende classificatie zoals: factuur, rapport, offerte, brief, overeenkomst, enz… Dit helpt enorm bij het weer terugvinden.

4. Kies een heldere en duidelijk naam, dus geen afkorting die een ander niet begrijpt en jij over 2 jaar ook niet meer… 😉

Dat ziet er dan als volgt uit: 2020 03 09 rapport het goede voorbeeld versie 3

Ik ben benieuwd: hoe doen jullie dit in jouw organisatie? Zijn er regels en afspraken gemaakt? Welke dan en houdt iedereen zich daar ook aan? hashtag#businessorganizer hashtag#kenniswerkers hashtag#getorganized hashtag#ambtenaren