3 maart 2020

Terug van vakantie en dan die volle mailbox

Ben jij wellicht op vakantie geweest afgelopen week?
En heb je bij terugkomst dan ook zo\'n overvolle mailbox?
Ik geef je 3 manieren om dit op te lossen!
 
Afgelopen week mocht ik genieten van een weekje vakantie.
Ik ging voor het eerst met mijn 3 kinderen op wintersport. Wat was dat genieten!
Vakantie is essentieel om op te laden, nieuwe inzichten op te doen en weer fris aan het werk te kunnen gaan.
Maar bij terugkomst wacht vaak die overvolle mailbox.
Je komt aan op je werk, logt in en ziet 253 ongelezen mails.
Of nog erger, je hebt je mail al gecheckt op je mobiel en hebt onderweg dat aantal al zien staan. Misschien ben je er al doorheen gescrold en is al deze mailbrij jouw vakantiegevoel alweer aan het uitwissen.
Stop! Niet doen dus!

Lees jij je mail op vakantie? Ook dat is niet zo’n goed idee.
Echt, ook al ben je maar een weekje weg, of misschien wel juist dan, laat de mail uit!
Ze kunnen echt even zonder jou en jij hebt je vakantie verdiend.
Je haalt er het meeste uit als jet het werk echt even los laat.
Pas dan neemt je brein afstand en herstel je van alle inspanningen van de afgelopen tijd.

Maar goed, stel dat heb je gedaan en dan? Je komt terug en dan?
Dan zijn er dus al die ongelezen mails, en als je pech hebt ook nog wat reeds gelezen mails van voor de vakantie.
Er zijn een aantal manieren om dit op te lossen:

Optie 1: Werk de eerste dag na je vakantie thuis en laat je afwezigheidsassistent aan staan.
Je doet tegenover de buitenwereld dus of dit nog een vakantiedag is.
Je bent nog niet bereikbaar en neemt de tijd om alle mails rustig te lezen en verwerken.
Gooi weg wat niet meer relevant is.
Voer uit wat je uit moet voeren.
Stel eventueel ‘uitgesteld verzenden’ in, zodat je ontvanger niet merkt dat jij al aan het werk bent.
Aan het einde van de dag weet je precies wat er speelt op je werk en de volgende dag kun je zonder stress van de mailachterstand weer naar je werk toe.

Optie 2: Maak een submap in je postvak IN met de titel: ‘Mail uit vakantie’ en zet alle mail uit deze periode hierin.
Wat je hier in feite doet is alle mails negeren.
Je hebt ze ontvangen in je vakantie, je kon er toen niets mee doen en dat ga je nu ook niet doen.
Voor sommigen mensen is dit uitermate doeltreffend.
Ze communiceren dit meestal wel vooraf, bijvoorbeeld in hun afwezigheidsassistent.
Zo voorkom je misverstanden.
Als je weet dat de meeste mail niet meer relevant zal zijn kun je dit goed doen.
Dit verschilt uiteraard per functie.
En mensen mailen jou opnieuw als het belangrijk is.
Bovendien heb je altijd nog de map ‘mail uit vakantie’ waarin je in geval van nood zaken terug kunt vinden mocht dat nodig zijn.
 
Optie 3: Tussenvariant: screen je mails en plaats alle belangrijke in een aparte categorie (kleur). Verwijder alle andere.
Ook dit doe je voordat je werkdag echt begint bijvoorbeeld door vroeg te starten of door dit de avond van te voren te doen.
In deze variant neem je wel de tijd (ongeveer 1-2 uur) om alle mails te filteren.
Je screent ze snel en alle mails waar je écht iets mee moet ken je een categorie (kleur) toe.
Het liefst geef je ze ook direct een vlaggetje met een datum.
Alle andere mails verwijder je.
Daarna keer je terug naar de belangrijke mails.
Alles wat je binnen 2 minuten kunt beantwoorden/verwerken doe je direct en verwijder/archiveer je.
Voor alle andere mails plan je tijd in wanneer je ze gaat verwerken.
Je hebt ze in elk geval gelezen en je weet wat er speelt.

Een fijne en gefocuste dag gewenst!