14 april 2020

Wat is jouw grootste knelpunt?

Even een klein marktonderzoekje: wat is jouw grootste knelpunt in je dagelijkse werkende leven?
Daar ben ik naar op zoek omdat ik graag mijn doelgroep nog beter leer kennen.
En omdat ik je graag tips en adviezen geef ter verbetering.
We hoeven vaak niet harder te werken, maar een beetje slimmer maakt het wel makkelijker 😊.
In mijn werk had ik een top 3 aan knelpunten waar ik dagelijks tegenaan liep.
Knelpunten die elke dag terugkwamen.
Zaken die me veel tijd kostten en konden zorgen voor stress.
Ik deel ze graag met je en ik zou het leuk vinden van jou te horen wat jouw grootste knelpunt of ergernis is.
Misschien is er wel een oplossing voor...
Ik zal je uitleggen waarom ik hier zo’n last van had en ik geef je de tips die ik zelf toepaste om de situatie te verbeteren.
Want daar gaat het natuurlijk om: slimmer en stressvrij werken!

1. Te veel mail

\r\nDe hoeveelheid mail die je dagelijks krijgt kan oplopen tot meer dan 50 mails per dag.
Die krijg je niet in een kwartier gelezen en weggewerkt.
Als je net ‘bij’ bent en een half uur later terugkomt zijn er vaak weer tig nieuwe.
Om gek van te worden soms.
Tegelijkertijd toch ook de makkelijkste manier om elkaar te bereiken en een manier om informatie te delen, afspraken te bevestigen en werk uit te voeren.
Mail is vaak niet meer alleen een hulpmiddel maar wordt bijna core-business...

Dit deed ik om het draaglijker te maken:

• Zelf minder mails versturen. Heel simpel: als je minder verstuurt, komt er minder terug. In plaats daarvan liep ik langs of belde ik iemand op. Vaak veel doeltreffender.

• Mijn mails niet de hele dag door lezen en behandelen maar dit op vaste momenten doen.

• Goed nadenken over de mails die ik verstuurde:
  • een duidelijk titel;
  • concrete heldere vragen stellen, opdrachten geven of informatie verstrekken; 
  • korte duidelijk teksten;
  • én….zo min mogelijk mensen in de cc meenemen.  
• Tot slot: een systeem hanteren voor de verwerking van mijn mail, zodat ik snel overzicht had.

2. Geen helder doel

Zonder helder doel voor ogen ben je wel aan het werk maar veel minder effectief dan het zou kunnen.
Dat waren van die dagen dat ik me aan het einde van de dag afvroeg wat je nou allemaal gedaan had.
Vaak was dit rennen van de ene afspraak naar de andere en tussendoor mail wegwerken.
Maar het was lang niet altijd het werk dat prioriteit had.  
Wat ik ben gaan doen?
Ik ben op zoek gegaan naar mijn focus en mijn prioriteiten.
En ik ben me heel regelmatig gaan afvragen of ik me daarmee bezig hield, dagelijks en wekelijks.

Hoe ik dat deed?

• Ik maakte voor elke week een planning. Wat moet er gebeuren en wat zijn belangrijke deadlines? Nadenken wat ik wanneer wilde doen. Daarvoor tijd creëren in mijn agenda en dus keuzes maken. Wat kan ik wel doen en wat niet? Er is nou eenmaal altijd meer werk dan er tijd beschikbaar is. Dus keuzes maken is een must! En, hou rekening met ad hoc zaken: dus houdt ruimte vrij en plan niet alles vol.

• Elke dag een to-do-lijst voor die dag. Een lijst met maximaal 7 punten ik die dag wilde doen/bespreken/regelen. Er kon van alles op staan.

• Aan het eind van de dag en de week reflecteren met mezelf. Wat is gelukt en wat niet? En vooral: waarom wel en waarom niet? Wat kan ik daarvan leren en een andere keer anders doen?

Kortom, met een mooi woord eigenaarschap tonen.
Antwoord op de vraag: wat zijn mijn verantwoordelijkheden en hoe realiseer ik die ongeacht mijn omgeving?

3. Te weinig tijd tussen afspraken

Sommige dagen had ik 6-8 afspraken.
Vaak van een uur of langer.
En tussendoor zaten dan nog kortere afspraken van een half uur gepropt. “Er zat toch een gaatje?”.
En zo zaten met name de dinsdag en de donderdag meestal van 9:00 tot 17:00 helemaal vol gepland.
En dat terwijl ik ook nog tijd nodig had voor ander werk dan die afspraken.
Maar het vervelendste vond ik het gehaast van de ene naar de andere afspraak.
En dan liepen ze soms ook nog uit.
En je bent niet altijd in de positie om dan toch op te staan en weg te gaan.

Gaandeweg ben ik hier wel oplossingen voor gaan toepassen, namelijk:\r\n

• Niet meer dan 5 afspraken op een dag plannen. 
• ‘Gaatjes’ tussen afspraken in afblokken zodat een ander ze niet kon volplannen.
• Afspraken die ik zelf inplande maakte ik standaard 45 minuten, zodat ik een kwartier ‘reistijd’ had. In het gebouw van 36 etages, met lange wachttijden voor de liften, geen overbodige luxe.

Ik ben erg benieuwd.
Herken je je in deze knelpunten?
Wat is jouw grootste knelpunt in de organisatie van je werk?
Is dat ook de mail, je focus of je volle agenda?
Of wringt er bij jou iets anders?
Zoek je je rot naar informatie, bestanden, mails? Heb je teveel werk liggen?
Gaat de samenwerking met je omgeving niet efficiënt?
Of heb je nog een heel ander knelpunt?

Zou je dit met mij willen delen?

Een fijne en gefocuste dag gewenst!