Meer gedaan krijgen in minder tijd?

Het klinkt je vast bekend: je agenda heeft eindelijk een gaatje en nog voordat je er erg in hebt, heb je 'm alweer gevuld. 

Nog eventjes die mail beantwoorden. Dat ene taakje afronden. Vooruitwerken voor morgen.. 

We zijn inmiddels zo gewend geraakt aan altijd maar doorgaan, dat 'niets doen' ongemakkelijk voelt. Zeker wanneer je werkdag normaal gesproken bestaat uit allerlei afspraken, vragen van collega's, mailtjes, deadlines en een takenlijst waar geen einde aan komt. 

En nu komt het: dit los je op door een beetje te vertragen. Een veelbesproken term afgelopen maanden en niet zonder reden. 

Juist nu de vakantieperiode is aangebroken, en ik ook heerlijk geniet van mijn vrije tijd, vind ik dat een mooi onderwerp om eens bij stil te staan. 

In de hoogste versnelling!

Zodra we het druk krijgen, hebben we het gevoel dat we nog harder en sneller moeten werken. Er ligt een hoop werk, dus we moeten door! Het voelt enorm productief, want je bent tenslotte de hele dag druk bezig. 

Maar druk bezig zijn en effectief werken zijn twee heel verschillende dingen. 

Wanneer je constant blijft schakelen tussen taken, gesprekken, mails en meldingen, krijg je hoofd nauwelijks de kans om ergens even goed bij stil te staan. Je bent vooral aan het reageren op alles wat er gebeurt en bewust bepalen wat je aandacht nodig heeft is niet aan de orde. 

Begrijp me niet verkeerd, soms vraagt werk om snelheid. Met een deadline die vandaag af moet, een probleem dat direct opgelost moet worden of een collega die je NU nodig heeft. Maar niet elke taak vraagt om diezelfde hoge versnelling. 

Een plan maken, iets voorbereiden, even goed nadenken of een keuze maken lukt vaak beter wanneer je een stapje terug doet zodat je de volledige situatie kunt overzien. 

De kunst is dus om te herkennen wanneer je welke versnelling nodig hebt. En om dat te bepalen heb ik wat tips voor je! 

We plannen vergaderingen, deadlines en afspraken. Maar ruimte om over iets na te denken of een plan uit te werken? Die is er vaak te weinig. 

Blokkeer daarom eens 15 tot 30 minuten in je agenda om na te denken over plannen die aandacht nodig hebben of als voorbereidingstijd op een vergadering. Zo weet je zeker dat er een moment is om deze taken op je te nemen. 

Vandaag de dag kampen we allemaal met afleiding. Een mailtje dat binnen komt of nog een Teams bericht. Voor je het weet ben je helemaal kwijt waar je daadwerkelijk mee bezig was. 

Daarom mijn tip om afleiding te voorkomen: check je mail op vaste momenten en zet meldingen uit wanneer je geconcentreerd werkt. Zo kun je zelf bepalen wanneer iets jouw aandacht verdient, maar blijf je wel bereikbaar. 

Veel mensen starten hun dag door meteen hun mail te checken. Je laat daardoor direct je dag door anderen bepalen. Dus: start je dag eens zonder inbox en werk direct aan een belangrijke taak waar je aandacht aan wil geven. Open je mail pas daarna. Zo leer je onbewust steeds beter prioriteren! 

"Hoe zit dat bij jou dan, Annelies?"

Nou, op het moment dat deze blog online komt, ben ik zelf met vakantie! Daarom is het thema vertragen nu extra toepasselijk. 

Want hoe belangrijk rust, overzicht en bewuste keuzes zijn… Het gaat allemaal niet vanzelf. Ook ik heb een volle agenda, verschillende taken en werkzaamheden, en genoeg dingen waarvan ik vooraf denk: dat moet ik eigenlijk echt nog doen. 

Daarom is die vakantie nu zo fijn. Letterlijk afstand nemen! Even niet automatisch hup, door naar de volgende taak en meer ruimte laten voor wat er op dat moment op mij af komt. 

Misschien is dat meteen hoe we de term 'vertragen' mogen invullen: niet al je werk neerleggen, maar af en toe bewust zelf besluiten dat het eventjes genoeg is. 

Een kleine oefening om af te sluiten!

Deze maakt je meteen een stuk bewuster. 

Pak je agenda erbij en je volgende werkweek. Kies dan één moment van 15 tot 30 minuten dat je normaal gesproken waarschijnlijk zou vullen met 'nog even snel dit of dat doen'. 

Blokkeer dat moment in je agenda. En als dat half uur zich meldt, stel jezelf dan 3 vragen: 

• Waar ben ik op dit moment vooral druk mee? 
• Wat vraagt echt mijn aandacht? 
• Wat kan ik verschuiven naar een later moment? 

Meer dan dat is 't niet. Zo begin je klein en merk je dat dat halve uurtje je misschien wel meer oplevert dan een half uur hard doorwerken!