Een simpele tool die toch ontzettend goed werkt

Kort geleden las ik een artikel over de checklist-paradox. Een mooie term voor iets wat eigenlijk heel herkenbaar is: weten da checklists ons helpen, maar ze toch niet gebruiken. 

Best gek eigenlijk. 

Want bijna iedereen kent het gevoel wel dat je aan het einde van je werkdag denkt: wat heb ik nou eigenlijk allemaal gedaan? Je bent druk geweest, hebt van alles opgepakt, collega’s geholpen, mails beantwoord, tussendoor nog even wat opgelost.. en toch voelt het alsof je achter de feiten aanloopt. 

Dat komt vaak omdat je checklist je vertelt dat je niets hebt gedaan, terwijl je juist ontzettend veel werk hebt verricht. 

Maar al dat werk zit in je hoofd, wat het zwaarder maakt dan eigenlijk nodig is. Je moet constant onthouden wat de volgende stap is, waar je gebleven bent, wie nog iets van je nodig heeft en welke afspraken je vooral niet mag vergeten. En vergeet die inbox niet, want die stroomt in de tussentijd ook vol. 

Daar kan een simpele checklist echt een verschil maken! Een goede checklist haalt dingen uit je hoofd en zet ze op een plek waar je het rustig terug kunt vinden (en het dus niet vergeet ;) ) 

Extra win: voor het maken van een checklist hoef je geen hogere wiskunde te hebben gestudeerd. 

Waarom we checklists toch vaak overslaan

In mijn werk zie ik best regelmatig dat mensen best weten wat hen zou helpen! Een vaste werkwijze voor de inbox, een lijstje voor terugkerende taken of een stappenplan voor het voorbereiden van een overleg. 

Alleen gebeurt het vaak niet. Omdat we al snel denken dat we het allemaal onthouden of omdat het maken van zo’n lijst weer voelt als extra werk. 

Terwijl het constant moeten nadenken over wat je moet doen, vaak een heleboel meer energie kost. Zeker op drukke dagen. Dat zijn vaak de momenten waarop je een stap overslaat, dingen dubbel doet of achteraf weer van alles moet herstellen terwijl het voorkomen had kunnen worden. 

Klinkt alsof dat nog veel meer zonde van je tijd is.. Aangezien die checklist eigenlijk het beste hulpmiddel is om dat stukje te ondervangen. 

Een vol hoofd > overzicht

We verwachten vaak best wel veel van ons hoofd. Je hoofd werkt als agenda, takenlijst, archief en geheugensteun tegelijk. Dat kan best een tijdje goed gaan, maar vroeg of laat wordt het vol. 

Dan merk je dat je sneller afgeleid raakt, onrust voelt omdat je bang bent om iets te vergeten of dat je steeds opnieuw dezelfde handelingen uitvoert zonder dat er echt een duidelijke lijn in zit. 

Zo’n checklist zorgt er dan voor dat je minder hoeft te onthouden en dat kan eigenlijk al heel praktisch. Denk bijvoorbeeld aan de manier waarop je je mail verwerkt, een vaste checklist met terugkerende taken voor je werkdag of het voorbereiden op een afspraak. Gewoon een helder rijtje stappen die je helpt om het overzicht te bewaren. 

En het fijne is: zodra de basis eenmaal staat, hoef je er niet steeds opnieuw energie in te stoppen. Die checklist doet het werk wel voor je! 

Checklists die helpen bij verbeteringen

Een stapje verder in het werken met een checklist? Dan zie je terug dat die lijst je ook meeneemt in hoe je precies werkt. 

Dat is misschien nog wel het meest interessante aan dit proces. Want zodra je bewust nadenkt over de stappen die je maakt en deze ook opschrijft, zie je vaak waar het nog net wat beter en efficiënter kan. Waar zitten de dubbele handelingen? Welke stap ontbreekt er steeds? Waar hangt teveel af van losse herinneringen, goede bedoelingen of de “dat doe ik straks nog wel even”-mindset? 

Dat kan absoluut confronterend zijn, maar ook wel heel verhelderend. 

Want pas wanneer je ziet hoe je werkt, kun je iets verbeteren! En dan hoef je echt het hele proces niet rigoureus on te gooien, maar het zijn kleine aanpassingen die je werkdag nog net even wat lichter kunnen maken. 

In de dagelijkse praktijk

Mijn eigen manier om met een checklist te werken is dat ik er 2 hanteer. De basis is mijn digitale checklist. Hier plaats ik alles op dat ik niet mag vergeten of wil doen op een bepaalt moment in de toekomst. Ik noteer dus de actie op de juiste dag. Daarna kan ik het loslaten uit mijn hoofd.  

En daarnaast maak ik voor drukke dagen een lijstje op een fijn papieren to-do blok. Hierop staan zowel de taken ik vooraf gepland had en waaraan ik dus digitaal herinnerd werd + de zaken die op dat moment ad hoc zijn komen oppoppen. En dat lijstje ga ik dan afwerken. Daarbij hanteer ik een stelregel: dat het nooit meer dan 7 taken mogen zijn. Zijn het er meer? Dan plan ik ze vooruit op mijn digitale takenlijst voor een andere dag. Met 7 blijft het namelijk ook realistisch dat ik ze allemaal af kan krijgen en dat is motiverend! 

Begin klein

Wil je zelf ervaren wat een checklist voor je kan doen? Begin dan klein! Kies één taak die regelmatig terugkomt en waarvan je merkt dat die steeds opnieuw aandacht vraagt. 

Misschien is het je mailbox opruimen, het voorbereiden van een vergadering of het afronden van je werkdag. Schrijf de stappen op zoals je ze nu doet. Wat doe je allemaal om die taken te voltooien? Daarna kun je kijken hoe je dit proces kunt verbeteren. 

Ik kan me voorstellen dat deze reminder je weer even aan het denken zet. Het lijkt mij dan ook heel leuk om op de hoogte te blijven van hoe jij je checklist inzet. Laat je het me weten? Dat kan gewoon via de mail: info@anneliesbouwhuis.nl 

Ik ben benieuwd!