Mijn blogs | Hoe vaak laat jij je dag bepalen door je inbox?
In mijn vorige blog sprak ik over het stellen van prioriteiten. Over hoe lastig het soms is om nee te zeggen, ook al weet je dat het nodig is om de rust en het overzicht te bewaren. Had je deze nog gemist? Bekijk dan de blog van afgelopen maand.
Uit ervaring weet ik dat het niet stopt bij het stellen van prioriteiten. Want zelfs als je weet wat belangrijk is, komt er nog steeds van alles tussendoor.
Dat is waar deze nieuwsbrief over gaat: grenzen stellen in een drukke e-mailcultuur.
De druk van constante bereikbaarheid
In veel organisaties is e-mail het belangrijkste communicatiemiddel, maar ook de grootste valkuil. We willen behulpzaam zijn, snel reageren, en voor je het weet wordt de hele dag opgeslokt door binnenkomende berichten.
Grenzen stellen betekent niet dat je onbereikbaar bent, maar dat je bewust kiest hoe en wanneer je reageert.
Drie zinnen die je vandaag al kunt toepassen
> Zo doorbreek je het patroon van continu checken en blijf je zelf de regie houden.
> Je laat zien dat je betrokken bent, maar dat niet alles per mail hoeft.
> Duidelijk, vriendelijk en behapbaar voor jezelf.
Extra tip: Zet deze regels ook in je e-mailhandtekening of automatische antwoord. Zo weten collega's direct wat ze van je kunnen verwachten.
Outlook en Teams als grensbewaker
Je tools kunnen meer dan je denkt! Met een paar slimme instellingen creëer je al snel meer rust in je werkdag. Stel bijvoorbeeld automatische antwoorden in. Niet alleen als je met vakantie bent, maar ook tijdens focusmomenten. Zo weten collega's dat je niet direct reageert, maar wel later terugkomt op hun bericht.
Ook kun je regels instellen waarmee minder urgente mails automatisch in een aparte map terechtkomen. Dat voorkomt dat je Inbox volloopt en je steeds wordt afgeleid door dingen die kunnen wachten.
En tot slot: zet meldingen en pop-ups uit. Elke notificatie haalt je uit je concentratie, en onbewust vaak langer dan je denkt!
Ben je meer een Teams-gebruiker? Dan zet je je status op 'Niet storen' wanneer je gefocust wil werken, zodat collega's weten dat je even niet beschikbaar bent. Maak ook goede afspraken over welke zaken via de kanalen, chat of mail verlopen. Dat klinkt misschien eenvoudig, maar het maakt een wereld van verschil in overzicht en rust gedurende je werkdag.
De Pomodoro-techniek
Een andere effectieve manier om focus te behouden is de Pomodoro-techniek. Daarbij werk je in blokken van 25 minuten, gevolgd door een pauze van 5 minuten. Na vier blokken neem je een langere pauze. Dit helpt je om geconcentreerd te blijven en voorkomt mentale uitputting. Plus: het dwingt je om regelmatig even afstand te nemen van je scherm, waardoor je met meer energie en scherpte aan je volgende taak begint. Zorg in die 5 minuten ook voor wat beweging, goed voor je lijf en je brein.
Persoonlijke follow-up
Na elke training of workshop plan ik altijd een persoonlijke follow-up. Dat doen we twee weken later, als alle deelnemers met de nieuwe tools hebben gewerkt. Dat moment blijkt goud waard: we kijken samen wat er goed gaat, waar nog winst te behalen valt en hoe het systeem nog beter aansluit op iemands werkstijl.
"Nu valt alles op z'n plek", is iets wat ik vaak terug krijg van de deelnemers.
Wil je dat ook ervaren? Dan kijk ik graag met je mee, individueel of met je team, zodat jouw werkwijze past bij de manier waarop jij wilt werken.
Volgende maand: tijd voor jezelf!
In december sluiten we het jaar af met een thema dat veel professionals herkennen: tijd maken voor jezelf. Juist in de drukte van de feestdagen is het belangrijk om bewust te vertragen, terug te kijken en ruimte te maken om weer even terug te komen bij jezelf.
Ik deel dan een aantal praktische tips om dat ook echt te doen, met of zonder Outlook!
Tot volgende maand!
