Mijn blogs | Werk jij in het verkeerde vakje van de Eisenhower-matrix?
Tijdens een Outlook-training die ik deze maand gaf, zei een deelnemer iets wat me bij is gebleven:
"Het nieuwe systeem in mijn inbox is echt een game-changer voor me. Het heeft mijn werkleven 10 keer beter gemaakt!"
Dat soort reacties komen altijd even binnen. Want uiteindelijk gaat het bij het gebruiken van je systemen, het inzetten van time management of je coaching niet om de tool zelf, maar om wat het oplevert! Rust, overzicht en het gevoel weer een beetje grip op je werk te hebben. Tools moeten een aanvulling zijn, en geen doorn in het oog die je alsnog veel meer tijd kost dan dat het zou moeten opleveren.
Daar begint dan meteen het onderwerp van deze maand: prioriteiten stellen in een volle agenda!
Waarom prioriteiten stellen zo ontzettend lastig is
Veel professionals die ik begeleid, zeker in non-profitorganisaties, hebben 1 ding gemeen: een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Je wil graag bijdragen, helpen, ondersteunen.. voor je collega's, het team of de hele organisatie.
Maar als je alles als belangrijk bestempeld, wordt het onmogelijk om nog onderscheid te maken. Je agenda raakt vol, e-mails blijven liggen, en het gevoel dat je nog een beetje controle hebt verdwijnt al snel. Prioriteiten stellen lijkt dan bijna een luxe, terwijl het eigenlijk een voorwaarde is om goed en efficiënt te kunnen werken.
Het lastige vind ik: prioriteiten stellen vraagt van je dat je nee zegt. En dat voelt voor veel mensen ongemakkelijk. Alsof je iemand teleurstelt. Maar onderaan de streep is dat een moment waarop je nee zegt tegen een collega, en ja tegen wat echt belangrijk is.
Het Eisenhower-model
Een hulpmiddel dat ik vaak gebruik tijdens coachtrajecten en mijn trainingen is het Eisenhower-model. Het helpt om onderscheid te maken tussen wat belangrijk is en wat urgent lijkt.
Belangrijk én urgent: zaken die direct moeten gebeuren, zoals een deadline of dringende klantvraag
Belangrijk, maar niet urgent: strategische taken, voorbereidingen, of ontwikkelingen. De dingen die structureel verschil maken, maar vaak als eerste van tafel vallen.
Urgent, maar niet belangrijk: verzoeken van anderen die snel aandacht vragen, maar niet bijdragen aan jouw doelen
Niet belangrijk en niet urgent: taken die eigenlijk maar weinig waarde toevoegen: moet je deze überhaupt wel uitvoeren?
Ik zie dat veel mensen ongemerkt het grootste deel van hun tijd aan het derde vak besteden: urgent, maar niet belangrijk. En juist daar valt winst te behalen! Want hoe meer tijd je kunt verschuiven naar het tweede vak (belangrijk, maar niet urgent) hoe rustiger en effectiever je werkweek wordt.
Outlook is je helpende hand
Velen weten niet dat je in Outlook veel meer kunt, dan alleen je inbox en agenda beheren. Het is een hulpmiddel waarmee je je prioriteiten letterlijk kunt inzien. Zo heb ik voor jou een paar voorbeelden uit mijn trainingen:
Geen grote veranderingen in je overzicht, maar wel wat kleine gewoontes die samen bij elkaar een enorm verschil maken!
Even stilstaan bij wat telt
Om mijn werkweek goed te starten begin ik mijn week daarom met drie vragen:
Tien minuutjes aan reflectie die vaak al meer opleveren dan nog een extra uurtje doorwerken. Het helpt je keuzes te maken vanuit richting en sturing, in plaats van vanuit druk.
Wil je hier dieper op ingaan?
Vind je het lastig om prioriteiten te stellen, of heb je het gevoel dat Outlook voor jou ook zo'n tool is die je meer energie kost dan het je oplevert? Dan kan een korte workshop of maatwerktraining helpen. Samen kijken we hoe jij meer grip krijgt op je werkweek, met praktische tools en een systeem dat bij jouw manier van werken past.
Ik help je graag verder, of dat nu voor jou persoonlijk is of voor je hele team!
Volgende maand: grenzen stellen
In de volgende blog duik ik graag dieper in op een thema wat hier goed op aansluit: grenzen stellen in een chaotische e-mailcultuur. Want hoe vaak laat jij je dag bepalen voor een pop-up van je e-mail? Ik neem je mee in hoe je duidelijke keuzes maakt in communicatie, hoe je de verwachtingen van collega's kunt managen en hoe je jouw werkdag onder controle houdt, ondanks de e-maildrukte.
Tot snel!
