Mijn blogs | Terug van weggeweest!
Na lange tijd eindelijk weer een blog van mij! Ik ga de goede gewoonte om tips en informatie te delen dit jaar weer oppakken en zorgen voor een maandelijkse blog. In deze blog deel ik graag hoe het mij vergaan is de afgelopen 1,5 jaar, geef ik 3 time-management tips en vertel ik je wat meer over de mogelijkheden van 1 op 1 coaching
Anderhalf jaar in een notendop
Als business organizer verzorg ik meestal trainingen over time- en mailmanagement of ben ik bezig met coaching op dit vlak. Maar naast dat werk heb ik ook interim opdrachten. Begin 2023 besloot ik dat het tijd werd voor een nieuwe opdracht en dan graag op mijn voormalig vakgebied: Facility Management. Nou die wens kwam uit en hoe!
Vanaf juni 2023 startte ik als coördinator facilitaire services bij de Carnegie Stichting, beter bekend als het Vredespaleis. Ik heb daar een zeer bijzondere periode achter de rug die uiteindelijk duurde tot afgelopen december. Het voelde zeer vertrouwd om weer facilitair aan het werk te zijn, ik mocht werken met zeer fijne en bevlogen collega's op toch wel een van de meest bijzondere plekken van Nederland. Ik heb ervan genoten!
Maar mijn eigen time-management werd wel wat op de proef gesteld. Een baan van 36 uur die ik in 24 uur probeerde te doen, en daarnaast natuurlijk ook nog het verzorgen van trainingen en coachtrajecten maakte dat ik geen tijd over had voor bijvoorbeeld deze nieuwsbrief. Tja, ook ik moet keuzes maken..
Na een periode van relatieve rust in januari ben ik sinds begin deze maand aan de slag bij Verpact. Dit gaat om een korte vervanging van een van de managementassistenten voor 2 maanden. Uiteraard blijf ik ook mijn trainingen en workshops verzorgen voor vaste en nieuwe opdrachtgevers.
Drie time-management tips
Als je ooit een training effectief werken met Outlook hebt gevolgd dan komen onderstaande tips je wellicht bekend voor. Maar herhaling is vaak prettig en nodig. Daarom vandaag in deze eerste nieuwsbrief in lange tijd 3 basistips over mail, taken en je agenda die jou kunnen helpen om morgen je werk weer net wat sneller en gemakkelijker te organiseren.
Ten eerste: de 2 minuten regel
Kun je een e-mail in 2 minuten afhandelen, doe het dan gelijk! Dit is de kern van de 2 minuten regel. Als je namelijk zaken die je snel kunt doen, laat staan voor later, moet je ze nog een keer lezen en alsnog uitvoeren en kosten ze 2 x zoveel tijd. Stel dat je dit met 10 e-mails doet, kosten ze je in plaats van 20 minuten al snel 30-40 minuten. Zonde van je tijd.
Alleen taken die langer duren, kun je parkeren om later uit te voeren. Probeer hiervoor een systeem te hanteren, denk aan vlaggetjes of werken met kleurcategorieën. Wil je hier meer over weten, neem dan gerust contact op. Er zijn in elk mailprogramma mogelijkheden om een systeem binnen je mailbox te creëren. Dit noemen ze mailmanagement. Ik help je hier graag verder bij.
Ten tweede: Werk met een takenlijst
Uit onderzoek blijkt dat mensen die met takenlijsten werken 20-30 % effectiever zijn dan mensen die dat niet doen. Door al jouw taken te verzamelen op een long-list verlies je geen zaken uit het oog. Je maakt je hoofd leeg zodat je het kunt gebruiken om na te denken in plaats van te onthouden en je creëert overzicht over alles dat je nog te doen hebt.
Per dag kun je uit deze longlist een short-list kiezen van taken die die dag moeten gebeuren. Zorg dat deze lijst niet langer dan 7 items is. Meer is ontmoedigend. Beter 4 die afkomen, dan een lijst van 17 waar je niet aan begint omdat het zoveel lijkt.
Ten derde: zorg voor organisatietijd
Maak elke dag tijd om je werk te organiseren. Ja, dat is ook werken. Heel belangrijk werk zelfs. Denk aan een half uur per dag waarin je niet bezig bent met de inhoud van je werk maar met het creëren van overzicht, het bijwerken van je agenda of takenlijst en het bepalen van je to-do's voor de dag van morgen.
Wanneer je dit wilt doen bepaal jij. De een doet dit graag 's morgens, de ander juist aan het einde van zijn werkdag om de dag fijn af te sluiten en met een 'leeg' hoofd over te schakelen naar privé. Als je hiervoor een vast moment kiest, zet dit dan ook in je agenda. Je zult merken dat deze tijdsinvestering je tijd op gaat leveren doordat je beter voorbereid bent, je minder achter de feiten aanloopt en je meer rust in je hoofd ervaart.
1 op 1 coaching, wat houdt dat in?
De kans is groot dat wij elkaar via een training op het gebied van Outlook of Microsoft Teams of door een andere samenwerking kennen. Wellicht heb je wel eens gehoord dat ik ook 1 op 1 coaching verzorg maar heb je hier nog geen goed beeld bij. Daarom deze toelichting.
Een coachtraject is bedoeld om maatwerk te bieden aan mensen die wel wat hulp kunnen gebruiken bij het organiseren van hun werk. Je kunt daarbij denken aan hulp bij het opruimen van je Inbox, het slim managen van je agenda en het organiseren van je digitale archief of je takenlijst. Dit zijn vaardigheden die velen van ons op school niet geleerd hebben en we gewoon gaandeweg in de praktijk zijn gaan doen, met vallen en opstaan. Dat gaat soms goed, soms wat minder en soms loopt iemand hier helemaal in vast. Zeker in een werkomgeving waar de druk hoog is, waar men veel e-mailt en je te maken hebt met een volle agenda.
Tijdens een coachtraject kom ik letterlijk naast je zitten en gaan we samen onderzoeken hoe we jouw werk gemakkelijker kunnen organiseren. We ruimen je mailbox op, we bedenken een systeem waarmee jij voortaan overzicht kunt houden en creëren een handig systeem om je taken en activiteiten bij te houden.
Afhankelijk van de grootte van je vraag werk ik met 3 typen trajecten: basis, medium en maximum. Deze uren worden over 2-5 afspraken verdeelt met een aantal weken ertussen.
Mocht je mee willen weten, kijk dan voor uitgebreidere informatie verder op mijn website. Gelijk interesse gekregen? Dan kun je je ook aanmelden via het contact formulier.
