20 juni 2022

Maak tijd voor de organisatie van je werk!

Afgelopen maanden gaf ik diverse trainingen en workshop. Ook mag ik regelmatig mensen coachen bij de vraagstukken die zij hebben op het gebied van timemanagement en mailmanagement.

Diverse vraagstukken komen dan voorbij, zoals: 

• Hoe houd ik overzicht over mijn taken?
• Met wat voor systeem kan ik mijn e-mails gemakkelijk beheren?
• Waar haal ik de tijd vandaan om mijn werk gedaan te krijgen?
• Hoe stel ik prioriteiten?
• En…hoe vermijd ik uitstelgedrag?

Vragen die uiteindelijk samen te vatten zijn tot gevoelens van chaos, waan van de dag en met name stress… Dit wil niemand, maar het gebeurd zo veel. En het maakt je werk gewoon veel minder leuk.

Voor al deze vragen en problemen zijn wel oplossingen te bedenken, zoals systemen die je kunnen helpen, slimme tools in Outlook, keuzes die je zult moeten maken, enz.

Echter, uiteindelijk is er één advies dat hier altijd bovenuit steekt.

Er is één ding dat je kunt doen om al deze problemen te verbeteren.

Eén manier dus om minder stress te hebben en je werk met meer plezier te doen.

---> Maak tijd voor de organisatie van je werk!

Zorg dat jij elke dag minimaal 15-20 minuten tijd hebt waarin je tijd besteedt aan het organiseren van je agenda en werkzaamheden. En 1 x per week een uur.

We zijn geneigd deze tijd direct op te vullen met inhoudelijk werk omdat het al zo druk is.

Maar door tijd te maken om je werk te organiseren zul je betere keuzes kunnen maken, die weer leiden tot een productievere werkdag en werkweek.

Wat je zoal doet in die 'organisatietijd', in elk geval het volgende:

• Denk na over wat jou prioriteiten zijn. Welke taken moeten echt af vandaag. Maak een to-do-list voor vandaag. En aan het eind van de week maak je hem voor de komende week.
• Bekijk je agenda voor vandaag en morgen en kijk of je afspraken wel bijdragen aan jouw prioriteiten. Zijn er zaken die je kunt verplaatsen? Is alles een beetje handig gepland? Staat er niet teveel?
• Zorg dat je in je agenda ruimte hebt voor onverwachte zaken, want 1 ding weet je zeker, die doen zich nou eenmaal voor.
• Check je mailbox om de zaken die belangrijk zijn te markeren (kleurtje/ vlaggetje/speciale map of wat jouw systeem ook is) en gooi weg wat je weg kunt gooien.

Nadat je dit gedaan hebt ga je met je to-do-lijst aan de slag. Zet je mail uit zodat je niet wordt afgeleid.

Dit vraagt wat oefening. Maar je zult merken dat als je dit dagelijks herhaalt en wekelijks een uur doet, dit vanzelf meer productiviteit gaat opleveren. Je kunt beter anticiperen op wat erop je afkomt en je de dag en week gaat niet meer met je aan de haal.

Kun jij hier wel wat hulp bij gebruiken?

Neem dat contact op via mijn contactformulier!