28 maart 2022

Nationale opruimweek: digitaal opruimen!

Afgelopen week was het nationale opruimweek!

De mooiste week van het jaar natuurlijk in mijn ogen :-). Ik ben gek op opruimen, het maakt niet uit wat!

Bij opruimen denken we vaak aan het huis, de woonkamer, de trapkast, het speelgoed van de kinderen, de garage/schuur of een andere ruimte in huis. Uiteraard superleuk en nuttig en als het bij jou kriebelt, ga dan zeker aan de slag. Op de LinkedInpagina van NBPO vind je leuke en handige tips!

Zelf plaatste ik een serie tips op LInkedIN over digitaal opruimen.

1 - E-mail opruimen

Kijk eens links onderin Outlook... Daar kun je zien hoeveel mails er in je Inbox staan. Of het er nou 75, 1500 of 6000 zijn, in alle gevallen valt er wel wat op te ruimen. Dat opruimen kan op allerlei manieren.

Het doel is altijd dat er alleen e-mails achterblijven waar jij nog iets mee moet doen.

Alles wat niet meer relevant is, verwijder je of archiveer je.

Ik kan daar heel veel over schrijven en doe dat soms in mijn blogs. Maar voor deze nationale opruimweek geef ik 3 tips om snel op te ruimen:

1. Zet al je mail van een maand en ouder opzij in een aparte map die je aanmaakt onder je postvak in. Gewoon hups verplaatsen die handel. Raak je dan niets kwijt? Nee, je kunt het altijd terugzoeken in de aparte map. En als daar nou nog iets tussen zit waar je nog wat mee moest? Dat valt meestal wel mee. Waarschijnlijk heb je het in de afgelopen maand allang opnieuw gehad.

2. Gebruik de 'opschoonknop'. Deze zit in Outlook naast de knop 'Verwijderen'. Met deze knop kun je Outlook automatisch je gesprekken laten opschonen. Outlook verwijdert dan alle overbodige e-mails uit 'conversaties' zodat alleen unieke exemplaren overblijven. Ja echt, dat werkt! Wil je dit eerst testen? Sorteer in je inbox op onderwerp en zoek een 'conversatie'. Zoek de opschoonknop erbij en kijk wat er gebeurt.

3. Sorteer je mails op afzender of onderwerp en gooi weg of archiveer in 'bulk'. Dus in groepen tegelijk, dat gaat lekker snel.

Heb je alle 3 deze stappen gedaan? Loop daarna van oud naar nieuw door je mails en gooi weg of archiveer wat ook nog weg kan. Neem hier een paar uur de tijd voor en je komt echt heel ver!

2   Digitaal archief opruimen

Iedereen slaat documenten op. Welllicht doe je dat al in de cloud op een OneDrive, GoogleDrive, Dropbox of andere cloudomgeving. Misschien sla jij zaken op in je pc of laptop? En het kan ook zijn dat je gebruik maakt van een netwerkschijf of andere opslag.

Het zorgen voor een opgeruimde opslag is op al deze systemen hetzelfde. Ik schreef er eerder al een blog over en ik verwijs je naar mijn website voor de uitgebreide uitleg.

De kerntips zijn:

1. Het allerbelangrijkste: breng alles wat bij elkaar hoort, ook bij elkaar! Voorkom dus verschillende opslagplekken.
2. Maak een hoofdstructuur met maximaal 5-7 hoofdmappen. Dit is belangrijk om snel te kunnen opbergen en terugzoeken.
3. Maak daarbinnen submappen, maar beperk je tot maximaal 2 niveaus. Anders zoek je je alsnog ongans. Gebruik daarna gewoon de zoekfunctie.

3. Je browser opruimen

Heb jij veel webpagina's die je regelmatig nodig hebt? En maak je wel favorieten aan, maar is je werkbalk een rommeltje? Ben je dus steeds op zoek naar waar je die ene site ook alweer opgeslagen had? Dan kan jou internetbrowser wel een opruimbeurt gebruiken.

Hierbij 3 tips:

1. Alle bekende internetbrowsers (Chrome, FireFox, Edge) kennen de mogelijkheid om in een werkbalk 'Favoriete' sites op te slaan zodat je ze snel weer kunt raadplegen.

2. Maar wist je dat ze ook allemaal de optie hebben om hier subfolders aan te maken? Je kunt dus een mapje 'privé' aanmaken, of een mapje 'werk' of een mapje 'kinderen' en onder dat mapje alles sites opslaan die daarbij horen.

3. En wist je dat je de titels die vaak automatisch gekozen zijn, kunt aanpassen? Zo kun je de naamgeving inkorten en passen er meer links op je werkbalk. Gebruik je rechtermuisknop en dan 'Bewerken'.

Veel plezier en succes bij het opruimen van je internetbrowser zodat jij weer lekker kunt internetten en alles snel vindt.

4. Digitale foto's opruimen

Je foto's zijn een verhaal apart tegenwoordig doordat dit snel enorme hoeveelheden kan bereiken. Zeker als jij met je mobiel graag foto's maakt.

Een paar eenvoudige tips:

• Breng alle foto's bijeen op 1 plek!  Het lijkt zo voordehand liggend, maar ik kom toch vaak tegen dat foto's her en der opgeslagen staan in de loop der jaren.
• Sorteer op jaar. Dus maak voor elk jaar een map en zet alles van 1 jaar daarin. Eventueel maak je daarbinnen nog een submap per maand. Verder zou ik niet gaan. De datum van het bestand vertelt je van wanneer een foto was.
• Gooi weg wat weg kan. Als je af en toe (bijvoorbeeld 1 x per kwartaal) alles bijeen brengt en dan gelijk filtert wat weg kan, hoef je jaren later als je iets zoekt of iets wilt doen met je foto\'s niet door alle 'rubbish' heen.
• Zorg voor een opslag in de Cloud of een back-up. Niets is zo erg als je foto\'s kwijt raken door een gecrashte laptop ofzo. 

Behoefte aan wat hulp bij het opruimen?

Ik vind het superleuk om te doen en kom jou graag helpen bij jouw digitale opruimklus! Stuur me een mailtje, appje of gebruik het contactformulier op mijn website.

Wil jij dit nou eens goed en grondig aanpakken en voorkomen dat je over een paar maanden opnieuw moet beginnen, neem dan contact met me op. Met mijn basis-coachpakket leer ik je in enkele uren een slim systeem voor je inbox en hoe je dit zo kunt houden. Neem gerust contact op via deze link.