Mijn blogs | Hoe kom ik aan mijn takenlijst toe?
Van alles gedaan op een dag, behalve dat wat op je lijstje stond? Zaken gepland in je agenda, maar komt er weer wat anders tussendoor? Of aan het begin van de dag heldere prioriteiten gesteld en aan het eind van de dag de helft niet gedaan?
Dan eerst even een geruststelling: je bent de enige niet!
Maar vervelend is het wel. Het geeft een onbevredigd gevoel aan het einde van je werkdag en je geeft jezelf waarschijnlijk de schuld. Dat is niet fijn, maar bovendien, het helpt ook niet erg. Met negatieve gedachten verander je je gedrag niet. En dat is wel waar de oplossing ligt: ander gedrag.
Het maken van lijstjes en het stellen van prioriteiten is vaak niet de kern van het probleem. Van te voren je dag of week plannen lukt misschien nog wel, maar dan, de uitvoering.
Vaak zijn er 2 grote knelpunten die uitvoering - conform plan - in de weg staan, namelijk: afleiding en uitstelgedrag.
Allereerst afleiding
Jouw brein is gevoelig voor prikkels. Die prikkels kunnen door van alles en nog wat veroorzaakt worden: de deurbel, langslopende en/of bellende collega's, je mobiele telefoon, de notificatie dat over 15 minuten je volgende afspraak begint, de waarschuwing dat er nieuwe mail is binnen gekomen, en notificaties vanuit allerlei appjes.
Al die pingetjes hebben een zeer verslavend karakter. Een 'ping' vanuit je mailbox of mobiel zegt eigenlijk: "hé hier is iets nieuws, wat zou het zijn?" En die nieuwsgierigheid wil je brein heel graag bevredigen want dan wordt er een shotje dopamine afgegeven. Ze zijn dus moeilijk te weerstaan, al die pingetjes. En voor je het weet stop je met waar je net mee was begonnen om de (op dat moment onbelangrijke) mail te lezen.
Wat kunnen we daaraan doen? Eigenlijk heel eenvoudig: zet ze uit! De allerbeste methode om afleiding te voorkomen is het uitzetten van zoveel mogelijk notificaties: van je e-mail, van je social-media apps, van je automatische nieuwsberichten op je laptop. Gewoon uitzetten.
Dit scheelt je heel veel afleiding waardoor jouw brein de kans krijgt om op een dieper concentratie level te werken en daar krijg je veel meer voor elkaar, bovendien is het veel minder vermoeiend dan het voortdurende switchen van het een naar het ander.
Ten tweede uitstelgedrag
De andere factor die zorgt dat we vaak niet doen wat gepland hadden is het feit dat we heel vaak zaken uitstellen. Hierover kan ik een hele mail volschrijven en dat ga ik graag doen in mijn volgende nieuwsbrief in januari.
Maar voor nu alvast 3 snelle tips om minder uit te stellen:
Uitstellen wordt voor een groot deel veroorzaakt doordat we hele projecten, moeilijke klussen en grote taken als geheel beschrijven en op een to-do-list zetten. Tja en daar kan ons brein niet zo goed mee omgaan. Je brein gaat liever een makkelijke kleine klus doen dan die grote moeilijke want het weet dan niet zo goed waar te beginnen.
Het helpt om iets wat groot of lastig is op te breken in kleinere 'brokjes'. Niet: 'Inventarisatie beleidsveranderingen', maar: 'zoeken locatie brainstorm 10 personen week 35' en 'inplannen afspraak brainstormsessie met afdeling' en 'vragen collega Marjan voor begeleiding sessie < vrijdag'.
Je ziet in het voorbeeld hiervoor dat ik nog helemaal niet bezig ben met de beleidsveranderingen, maar me focus op wat de eerste stap is die nodig is om tot een inventarisatie te komen. Namelijk bijeen komen met een groep mensen, dus dat ga ik organiseren en ook dat breek ik op in kleine stappen.
Het beste focus je altijd op de eerstvolgende stap en denk je nog niet na over alle 25 stappen in het proces. Want dat schrikt af. En die eerste (kleine) stap is vaak zo gezet.
Om tot actie over te gaan, helpt het om concreet te zijn. Maak duidelijk wat er moet gebeuren, wanneer en hoe. Gebruik daarom op je takenlijst altijd werkwoorden. Zoals in het voorbeeld hiervoor: 'inplannen', 'vragen' en 'zoeken'. En maak het concreet: wie heb je nodig, wanneer moet het klaar zijn, hoe ga je het doen.
Als dit soort items op je takenlijst staan ben je veel minder geneigd ze voor je uit te schuiven want ze zijn voor je brein veel eenvoudiger te begrijpen en daardoor ga je makkelijker tot actie over.
Ik wens je veel succes met deze tips om wel aan jouw takenlijst toe te komen. Wil je meer lezen over effectief werken? Kijk dan ook in mijn andere blogs.
Zou jij het nieuwe jaar willen beginnen met een opgeruimde mailbox en overzicht over jouw agenda en takenlijst?
Neem dan contact op voor een persoonlijk coachtraject. Ik heb in januari nog een aantal momenten ruimte en ik bied een Medium coachtraject aan tegen de scherpe prijs van 650,- in plaats van de reguliere tarief van 750,-.
Neem je nog deze week contact op, dan gaan we jouw traject in januari inplannen!
